Možno sa vám už niekedy stalo, že hoci ste mali veľa práce, zvíťazila u vás pohodlnosť a svoje povinnosti ste si odložili „na neskôr“. Zbaviť sa úloh a získaný čas využiť čas na nákupy, kávu, pozeranie filmov alebo ničnerobenie je veľmi jednoduché a príjemné, čo poviete? Určite však uznáte, že je to zároveň veľmi zradné, lebo – ani si neuvedomíte ako – neskôr budete mať nesplnených úloh nad hlavu a nebudete vedieť, s ktorou začať skôr. Situácia, ktorá automaticky vedie k stresu a v horšom prípade k tomu, že sa ním necháte absolútne pohltiť. A kde je stres, sú aj zlá nálada, nervozita a poruchy spánku, ktoré vedú k ďalšej únave, a tá produkuje ďalšie odkladanie úloh, zabúdanie a roztržitosť. Dostanete sa do kolotoča nesplnených povinností, termínov a stresu, a zároveň výčitiek svedomia, že nerobíte nič pre to, aby ste sa z tejto situácie dostali. Možno totiž budete mať pocit, že sa to už pre množstvo úloh ani neoplatí, a radšej zostanete v režime neustáleho dokončovania vecí na poslednú chvíľu.
Skončite s tým! Mať v živote poriadok je neuveriteľne oslobodzujúce. Prinášame vám niekoľko overených tipov na to, ako začať. Poradie, v ktorom ich budete zavádzať do svojho života, necháme na vašich preferenciách. Dôležité je predovšetkým vnútorne sa rozhodnúť pre zmenu a nenechať sa ovládať stresom. Poďme na to:
Urobte si poriadok
Máte na pracovnom stole „milión“ papierov? Staré prezentácie, prijatá a nevybavená pošta, zmluvy, poznámky, a keď niečo hľadáte, nie a nie to nájsť? Všetky staré resty dokážu neuveriteľne demotivovať a odradiť od akejkoľvek činnosti. Možno si aj hovoríte, že by ste si mali urobiť poriadok, no hneď si uvedomíte, že vám to zaberie aj niekoľko hodín, ktoré vám budú potom chýbať, a tak zostanete v pôvodnom režime. A to je chyba. Práve tých niekoľko hodín totiž bude znamenať efektívny štart pre ďalšie aktivity. Preto systematicky prejdite všetky dokumenty, tie nepotrebné vyhoďte, a tie dôležité si roztrieďte. Okrem toho, že budete mať zrazu prehľad, získate aj skvelý pocit z dobre vykonanej práce
Riešte úlohy podľa ich priorít
Chcete riešiť všetko naraz a na konci dňa zistíte, že ste poriadne nič neurobili a nedotiahli do konca? Z rozpísaného e-mailu skočíte do prezentácie, potom zdvihnete telefón, a aby ste sa náhodou nenudili, stihnete si prejsť aj najnovšie posty na Instagrame? Skončite s tým. Dávajte svojim veciam prioritu. Existuje hneď niekoľko overených princípov, ako by ste si úlohy mohli rozdeliť. Napríklad takzvaný Eisenhowerov princíp hovorí o štyroch skupinách:
A / Dôležité a súrne úlohy. Sú to tie, ktoré je nutné riešiť hneď. Ak vám ochorel zamestnanec, alebo musíte do stanoveného termínu dokončiť dôležitú prezentáciu, na ktorú čaká niekoľko ľudí, neodkladajte to a pustite sa do práce.
B / Dôležité a menej súrne úlohy. Ide o povinnosti, ktoré si nevyžadujú okamžité reakciu, ale ich odkladaním sa vzďaľujete od dosahovania cieľov. Komunikačná stratégia, tvorba nového webu, stanovenie finančných plánov na ďalšie obdobie, to sú príklady dôležitých úloh, ktoré sú podstatné pre ďalšie fungovanie, no znesú, keď ich neurobíte ihneď.
C / Nedôležité, ale súrne úlohy. Pracujete, a niekto vás vyruší telefonátom, alebo za vami príde kolega s prosbou o konzultáciu a váš názor? Snažte sa takého „úlohy“ redukovať, prípadne delegovať, inak vám hrozí, že ich začnete mylne pokladať na dôležité. Ak bol telefonát dôležitý, jeho obsah sa k vám skôr či neskôr určite dostane.
D / Nedôležité úlohy, ktoré nie sú súrne. Venujte sa im len obmedzene a snažte sa ich presúvať na niekoho iného. Ide o rutinnú prácu typu zbytočná pošta, rôzne formality, nedodržanie štandardov alebo rozhodovanie o tom, aké tonery použijete do tlačiarne.
Niektorí ľudia možno budú mať spočiatku problém s zaraďovaním úloh do jednotlivých kategórií. Nebojte sa, časom si vybudujete systém a budete vedieť, čo potrebuje urgentné riešenie, a čo vás zbytočne zaťažuje bez toho, aby ste z toho mali zásadný úžitok.
Delegujte
Rada, ktorá do veľkej miery vychádza z bodu číslo dva. Delegujte, ak máte na koho. Ak takého človeka nemáte, vráťte sa k prioritizovaniu. Chápeme, že niekedy je delegovanie náročné – predovšetkým vtedy, ak máte pocit, že všetko urobíte rýchlejšie a lepšie sami. Možno aj áno, no na konci dňa budete totálne vyčerpaní. Myslite na to.
Spite
Budíte sa ráno unavení? Niekde je problém. Možno v tom, že večer namiesto spánku robíte zbytočnosti. Prekonajte sa a skúste si ľahnúť do postele bez toho, aby ste si napríklad donekonečna pozerali novinky na Instagrame. Pokojnému spánku tiež pomáha, keď si už večer nachystáte veci do práce a viete, že sa ráno nebudete musieť stresovať výberom oblečenia alebo balením obeda.
Cvičte
Nikto po vás nechce extrémne výkony, obzvlášť, ak pre celodenné sedenie pri počítači nemáte žiadnu kondičku. O energii na cvičenie už ani nehovoríme. Lenže energia rovná sa pohyb. Skúste si každý deň nájsť aspoň 15-20 minút, natiahnite sa, postrečujte, urobte tridsať drepov, čokoľvek, čo vás rozhýbe. Na Youtube nájdete skvelé videá, podľa ktorých môžete cvičiť. Vrelo odporúčame napríklad kanály Trifecta Pilates a YogiApproved. Pozor, sú v angličtine.
Obmedzte pracovné stretnutia
Prevažnú väčšinu vecí môžete vybaviť e-mailom alebo cez telefón. Naozaj nemusíte navrhovať osobné stretnutia zakaždým, keď potrebujete riešiť bežnú dennú agendu. Ušetríte tak kvantum času, ktorý môžete využiť inak. Dôležité je však aj vedieť asertívne odmietnuť návrhy na pracovné stretnutia.
Naučte sa hovoriť „nie“
Rada, ktorú ste už určite počuli aspoň stokrát. A určite sa vám stalo aj, to, že napriek svojmu rozhodnutiu aplikovať toto pravidlo do praxe, ste nemali silu odmietnuť niečo, čo vám nevyhovovalo. Súhlasili ste s účasťou na pracovnej večeri, hoci by ste si najradšej išli ľahnúť do postele? Alebo vás kolega poprosil o radu, a vám bolo trápne ho odbiť? Žiaľ, povedať „nie“ je pre veľa ľudí veľmi namáhavé. Veľký problém s tým majú introverti, ktorí sa boja, že keď odmietnu, sklamú predstavy toho druhého a nebudú už stáť o jeho pozornosť. Treba si však uvedomiť, že ak niečo odmietnete, nie ste automaticky zlý človek. Ak vás nabudúce niekto požiada o to, aby ste mu po práci pomohli s marketingovým plánom, hoci by ste chceli ísť do kina, nedostaňte sa do kŕča a nepovedzte hneď „áno“, hoci by vás to neskôr hnevalo. Naopak, upokojte sa, vnímajte svoje myšlienky a emócie, prehodnoťte všetky dôsledky a až potom odpovedzte.
Píšte si poznámky
Hneď ráno si urobte zoznam toho, čo by ste počas dňa chceli urobiť. Samozrejme, berte do úvahy to, akú majú jednotlivé body prioritu a či sú skutočne dôležité. Ešte ideálnejšie je rozdeliť si úlohy na dopoludnie a poobedňajší čas. Aby ste mali dobrý pocit z odvedenej práce, určite by ste sa mali vyhnúť nereálnym očakávaniam. Naopak, triezvo zhodnoťte, koľko vám ktorá úloha zaberie času.
Foto: ID 75569371 © Golubovy | Dreamstime.com
